Teknik Pengisian Pembukuan Spbu Pasti Pas - Mengelolah Pembukuan Spbu Pasti Pas memang tidak mudah, pengelolaannya pun kita dituntut agar setiap harinya harus diperbaharui (update). Mulai dari mengisi buku tank ticket pagi sondingan hingga mengisi form-form housekeeping yang terpasang di titik-titik judul form. Syukur bila di spbu tempat Anda bekerja memiliki banyak staf administrasi di dalamnya. Bagaimana jika hanya di Handle oleh satu atau dua orang saja. Belum lagi harus menerima dana penjualan dan membukukannya untuk persiapan amprah, menghitung stok sisa agar disesuaikan dengan stok harian penjualan dan mengawasi jalannya aktifitas penjualan (foreman). Terlebih lagi jika Auditor independent belum mengaudit Spbu.
Dapat dipastikan, Anda bakal kewalahan mengatasinya. Sebenarnya di sinilah dibutuhkan menejemen pengaturan waktu dalam bekerja, utamanya itu bagi Anda yang diberi kepercayaan mengelolah atau sebagai penanggungjawab harian Spbu. Disarankan, baiknya Anda memahami terlebih dahulu mana pekerjaan yang harus didahulukan (penting) dan mana pekerjaan yang penting, namun masih dapat ditunda. Bekerja cerdas memang dibutuhkan, agar dalam pelaksanaan jalannya pekerjaan kita di lapangan nantinya tidak terlalu membebani pikiran dan tenaga (gambar/Foto google search)
Sekali lagi diingatkan buat Anda yang diberi amanah mengelolah Spbu, agar selalu membuat jadwal harian kerja. Dengan membuat jadwal harian kerja tersebut, insha Allah dalam dua pekan saja, Anda tak lagi merasa kewalahan mengatasi pekerjaan Anda dan tidak terlalu membebani pikiran. Lakukan secara berkelanjutan dan lihat perubahannya, maka secara refleks, tindakan-tindakan pekerjaan yang dilakukan menjadi suatu kebiasaan, seperti layaknya Anda ingin makan ataupun tidur
Berikut ini ada beberapa cara, bagaimana mensiasati pembukuan Spbu Pasti Pas yang dipetik dari pengalaman beberapa tahun yang lalu. Namun sebelum melangkah, terlebih dahulu disampaikan bahwa koneksi antar spbu satu dengan spbu lainnya harus ada, demi memudahkan informasi kedatangan Auditor Pasti Pas.
- • Untuk form-form pengisian housekeeping. Anda bisa mengisinya pada malam hari. Agar tidak memakan banyak waktu, baiknya form-form isian Anda satukan saja dalam satu Map transparan. Tak usah memasangnya pada dinding-dinding dan Andapun tak perlu bersusah payah mendatangi titik-titik yang diperintahkan pada lembar pengisian Form. Di sini Anda tinggal memeriksanya secara visual saja. Contreng semua kolom sampai menghabiskan satu lembaran bulanan atau Anda juga dapat mengisi untuk per minggunya saja. Tergantung dari keputusan Anda.
- • Untuk Buku Tank Ticket Pagi. Bagi yang tidak memiliki tank monitor stok bbm, anda lihat saja sisa stok sebelumnya (stok pagi), kurangi dengan penjualan pada shift 1, 2 dan 3, yang diambil dari buku totalisator penjualan operator. Kekurangan dari cara ini, Anda tidak dapat mengakumulasi berapa susut harian sebenarnya pada tangki pendam, disebabkan kita tidak melakukan penyondingan langsung pada tangki pendam/timbun. Namun dengan cara ini, sangat efektif saat musim penghujan. Contoh, Stok sondingan awal pagi kemarin 11.587, ditambah ( + ) 16.000 kl penerimaan bbm dikurangi ( - ) liter penjualan shift 1 ( 6.111), shift 2 ( 7.100 ), shift 3 ( 3.000), maka hasilnya ( = ) 11. 376 liter sisa stok sondingan yang ada di dalam tangki pendam.
- • Untuk Buku Briefing Operator. Serahkan Tanggungjawab ini kepada kepala shift operator. Atau sebelum briefing di mulai, tunjuk salah satu operator Anda untuk mengisinya, tentunya harus tetap dalam pengawasan Anda.
- • Untuk Buku Laporan Penjualan Harian. Setelah operator selesai menyetorkan penjualannya. Arahkan operator untuk memindahkan masing-masing nomor totalisator penjualannya pada buku Totalisator Harian. Selebihnya Anda tinggal menjumlahkan nilainya.
- • Untuk Buku Laporan Penjualan Bulanan. Pada akhir bulan penghitungan, pindahkan nomor totalisator pada lembaran bulan selanjutnya beserta stok terakhir sondingan akhir bulan menjadi stok awal pada lembaran bulan berikutnya.
- • Untuk Buku Sumur Pantau. Jika sampai pada tahap ini informasi kedatangan auditor belum ada, maka Anda bisa langsung mengisi habis lembaran bulanan pada Buku Sumur Pantau. Dengan cara tuliskan tanggal, bulan dan tahun menurut urutan tanggal mingguan kalender. Sesuai aturan pengisian Buku Sumur Pantau, misal dilakukan secara visual 4 kali dalam sebulan. Contoh, Pada minggu pertama dituliskan 02/03/2014, minggu ke dua 09/03/2014, minggu ke tiga 16/03/2014 dan pada minggu ke empat dituliskan 23/03/2014, isi semua keterangan dengan “BAIK”, karena kata ini dapat mempengaruhi penilaian dari auditor.
- • Untuk Buku Catatan Kerusakan. Pada buku ini, sebenarnya walaupun tidak ada sama sekali kerusakan yang terjadi pada mesin pompa atau peralatan-peralatan yang dipakai. Sebaiknya Anda tetap mengisinya, agar dapat menambah point pada lembar penilaian saat auditor datang ke Spbu. Untuk mengisinya, boleh seputar moncong nozzle yang rusak atau sarung nozzle yang robek. Dengan cara isi 2 hingga 4 point pada lembar kerusakan, jangan sampai ada kolom yang terlewatkan, kalaupun ada kolom yang tidak terisi, maka tuliskan pada kolom keterangan alasannya.
- • Buku Catatan kebakaran. Pada buku catatan ini, semoga Anda tidak pernah menggunakannya. Cukup persiapkan saja beserta buku-buku lainnya
- • Untuk Buku Catatan Persediaan BBM dan Buku Catatan Kualitas BBM, insha Allah, saya akan mencoba mengulasnya pada postingan mendatang. Kalaupun ada yang belum dimasukkan, mohon dimaafkan, berhubung sampai postingan ini dipublish, teman-teman yang saya hubungi di Spbu belum memberikan lembaran dari semua buku yang saya minta.
Catatan : Uraian di atas hanya sekadar saran buat Anda, bukan merupakan suatu keharusan yang mesti Anda terapkan di Spbu, dikarenakan semua tergantung pada keputusan Anda sendiri. Dan jadwal kedatangan Auditor Pas Pas, menyesuaikan status dari Spbu Anda, berlaku juga pada Spbu COCO maupun DODO milik Pertamina sendiri. (Spbu Pertamina Way/belum berpredikat Spbu Pasti Pas: Auditor tiap bulan mengaudit spbu selama 3 bulan berturut-turut hingga mendapatkan status Pasti Pas. Spbu Pasti Pas: Auditor mengaudit Spbu dalam 3 sampai 6 bulan sekali, termasuk Spbu Pasti Pas yang berpredikat Gold, Diamond, Platinum dan seterusnya). Sekian Wassalam