Teknik Pengisian Buku Catatan Persediaan BBM Spbu. Untuk mengisi pembukuan CatatanPersediaan BBM, seperti yang kita ketahui bersama, diisi atau disesuaikan dengan banyaknya tangki pendam yang dimiliki oleh Spbu yang kolom-kolom isiannya mengikuti keterhubungan antara tangki pendam dengan pipa penghubung.
Atau keterhubungan dari putaran teller totalisator yang terpasang di bahagian sebelah dalam pada dispenser mesin pompa bbm. Jika Spbu memiliki 6 tangki pendam, maka Buku yang dibutuhkan ada 6 (enam) pula banyaknya. Tiap buku diisikan dengan jumlah penjualan, stok awal pagi, nomor Polisi, nama driver, jumlah kiloliter yang dibongkar dan seterusnya. Kesemuannya pun diperiksa dan didokumentasikan oleh Auditor (difoto). Apakah kolom hariannya terisi (diperbaharui) sesuai dengan harian tanggal yang berjalan. Jangan sampai Anda telat mengisinya, karena akan jadi penilaian tersendiri bagi Auditor saat memasukkan point penilaian pada lembaran audit..
Di sini, saya tidak berusaha ataupun berupaya menggurui Anda, sekadar menyengarkan kembali sedikit ingatan Anda tentang bagaimana agar pekerjaan yang ditekuni saat ini tidak membodoh-bodohi kita. Seharusnya kitalah yang menghandle pekerjaan kita, bukan malah sebaliknya, pekerjaan yang menghandle diri kita. Pekerjaan Anda adalah
tanggungjawab Anda. Sekaligus pada teknik pengisian Buku Catatan Persediaan BBM ini, semoga dapat menjadi bahan perbandingan untuk Anda yang masih aktif di Spbu. Berikut sedikit cara saya mensiasati pengisian Buku Catatan Persedian BBM di Spbu:
Pada Buku Catatan Persediaan BBM, Jika kita menerima pengiriman suplai bbm. Sebelum memulai pembongkaran, catat nomor totalisator pada mesin dispenser pompa tempat di mana bbm akan dibongkar. Misal, bbm akan dibongkar pada tangki timbun 1, maka informasikan ke operator agar mencatat nomor teller/totalisator yang berhubungan dengan tangki timbun 1.
Selanjutnya nomor teller ini kurangi ( - ) dengan nomor teller terakhir pada shift 3 atau nomor totalisator awal harian pagi. Setelah Anda mendapatkan hasilnya, selanjutnya kurangi ( - ) dengan stok awal sondingan awal pagi, saat kali pertama dilakukan penyondigan stok tangki oleh operator atau foreman bbm.
Maka hasilnya ini akan menjadi stok sondingan sebelum bongkar pada kolom catatan persediaan bbm. Dengan cara ini Anda tak perlu repot-repot membuka penutup plat tangki yang beratnya mencapai 15 kg, berpanas-panasan/kehujanan mengukur tangki pendam dan tak perlu lagi mengisi buku pendamping catatan penerimaan bbm yang sama sekali tidak berfungsi buat penilaian
auditor(Bagi spbu yang tidak memiliki tank monitor).
Contoh:
Pengisian
kolom stok sondingan sebelum bongkar
Buku
stok Tangki 1. Stok awal pagi 4.555 liter
Nomor
teller/totalisator sebelum bongkar :
7210100920
Nomor
teller/totalisator awal pagi :
7210100333 ( - )
Hasilnya : 587 liter
Kemudian;
Stok
awal pagi : 4.555 liter
Hasil
pengurangan teller
: 587 liter ( - )
3.968 liter
Jadi,
3.968 liter inilah yang anda masukkan ke kolom stok sondingan tangki sebelum
bongkar.
·
Untuk mengetahui sondingan setelah bongkar, anda cukup menambahkan ( + ) dengan berapa kiloliter bbm yang telah dibongkar. Misal, dari point di atas, kita telah mendapatkan stok sondingan sebelum bongkar, yaitu3.968 liter ditambah ( + ) kapasitas bbm masuk 8.000 liter, maka hasil dari penambahan inilah yang menjadi stok sondingan setelah/pasca
bongkar. Kalaupun saat pembongkaran berlangsung, operator tidak menyadari dan melakukan penjualan pada
nozzle yang berkaitan dengan tangki pendam yang sedang diisi/dibongkar.
Caranya:
Catat kembali berapa nomor teller yang terakhir dipakai
operator, kurangi ( - ) dengan nomor teller yang Anda catat tadi sebelum pembongkaran bbm dimulai. Hasilnya ini, kemudian Anda kurangi lagi dengan hasil ( = ) stok sondingan setelah bongkar, maka hasil terakhir inilah yang Anda masukkan pada
kolom stok sondingan setelah bongkar.
Stok sondingan sebelum bongkar : 3.968 liter
Kapasitas tangki bongkar : 8.000 liter
( + )
Hasilnya :
11.968 liter
Jadi, 11.968 liter inilah yang anda masukkan ke kolom stok tangki pasca bongkar. Agar lebih nampak seperti kita melakukan penyondingan sebenarnya. Cukup tambahkan atau kurangi hasil di atas, sesuai yang diinginkan. Misal anda memberi susut
sebesar -100 liter pada mobil truk tangki yang bongkar menjadi 11.868 liter, maka telah nampak keseimbagan pada kolom isian selanjutnya. Begitu pula sebaliknya.
·
Untuk mengisi kolom stok akhir. Mulailah dengan memindahkan stok akhir menjadi stok awal
sondingan pagi
setelah penulisan tanggal. Pada cara ini Anda tak dapat mengetahui berapa susut
harian Anda. Namun, bisa juga Anda menampilkan berapa susut harian pada buku catatan persediaan bbm, dengan menambahkan angka berapa susut yang diinginkan.
Contoh:
Stok tangki awal pagi
:
2.000 liter
Minyak masuk :
16.00
0 liter/kl ( + )
Hasilnya : 18.000
liter
Lalu; hasil :
18.000 liter
2 : 5.000 liter
3 : 1.000 liter ( - )
Hasilnya : 9.000 liter
Untuk menambahkan susut
Hasil dari 9.000 liter + 25 liter = 5.025 liter, maka tangki pendam berada pada posisi +25 liter. Begitupun sebaliknya. Selanjutnya pindahkan hasil tersebut pada kolom stok akhir.
Dengan cara ini pula, Anda tak perlu mengukur atau menyonding tangki pendam saat musim penghujan tiba.