Proposal kegiatan musik merupakan sarana komunikasi -transaksi yang saling menguntungkan antara pihak pelaksana kegiatan dan sponsor. Adanya sponsor yang didapatkan belum tentu menjamin atau mempermudah jalannya kegiatan, bila tidak diikuti dukungan dari semua pihak. Utamanya, anggota panitia pelaksana kegiatan.
Apa gunanya memiliki banyak anggota panitia, bila yang bekerja cuma beberapa orang saja. Bukan wacana yang diumbar ketika rapat; tetapi bagaimana menunjukkan, bahwa planning tersebut dilaksanakan dengan penuh tanggungjawab serta tekad yang kuat melalui persamaan visi yang harus ditumbuhkan oleh tiap panitia.
Penyusunan proposal kegiatan memanglah tidak mudah, karena di dalamnya terdapat anggaran rancangan biaya kegiatan yang dimasukkan dalam proposal. Contoh rancangan biaya silahkan dilihat DI SINI.
Bentuk proposal kegiatan musik itu ada beberapa jenis. Proposal untuk calon Sponsor Tunggal, Sponsor Utama, Sponsor Pendamping dan Sponsor Pendukung. Proposal untuk para calon sponsor berisi keterangan yang di dalamnya terdapat ketentuan/hak-hak apa saja yang dipenuhi/didapatkan sebagai calon sponsor sesuai dengan kategori sponsor. Sehingga calon sponsor tertarik untuk mendanai kegiatan.
Jika memakai jenis pembagian menurut kategori calon sponsor. Maka, susunan anggaran biaya dikategorikan pula. Misal untuk calon sponsor utama, mau menanggung hadiah peserta berikut atribut-atribut lainnya termasuk uang tunai bagi para pemenang lomba. Dengan kata lain, biaya-biaya yang membutuhkan dana paling banyak, ditanggung oleh sponsor utama.
Bisa juga disatukan dalam satu proposal. Di dalamnya tlah mencakup semua kategori dari para calon sponsor. Di mana, rancangan keseluruhan biaya mewakili besaran anggaran kegiatan yang nantinya diajukan ke sponsor. Tinggal membuat lembaran penjelasan pembagian, berapa persen untuk masing-masing calon sponsor dan apa-apa saja yang mesti dipenuhi.
Yakni Sponsor Tunggal, membiayai keseluruhan kegiatan (100 %); Kewajibannya apa bagi panitia dan hak-hak apa saja yang diberikan panita (berlaku untuk semua sponsor). Sponsor Utama menanggung seperdua dari RAB kegiatan (50 %), Sponsor Pendamping bersedia menanggung seperempat dari biaya kegiatan sementara Sponsor Pendukung menanggung tigaperempat dari biaya keseluruhan. Bila di bawah daripada itu, disebut Donatur
Adapun susunan pembuatan proposal terdiri dari desain cover yang menarik sesuai dengan tema kegiatan. Kemudian, kertas permohonan memakai kop surat kegiatan, catatan kaki bertuliskan alamat jelas sekretariat beserta kontak person yang dapat dihubungi. Membuat lembar permohonan kerjasama; kapan dan di mana kegiatan dilaksanakan, yang melatar belakangi atau tujuan diadakannya kegiatan.
Selanjutnya, buat lampiran kategori bagi target sponsor tertentu seperti yang dimaksudkan di atas. Setelah itu, rancangan anggaran biaya kegiatan (RAB), lampiran photocopy izin kegiatan dari pemerintah setempat dan struktur kepanitiaan.
Calon sponsor akan lebih condong melihat berapa besarnya anggaran yang dibutuhkan. Apakah yang disusun masih dalam batas kewajaran. Ditambah lagi, bagaimana pelobi mampu menjelaskan/mengkomunikasikan (menyakinkan), bahwa kegiatan yang diselenggarakan nantinya bukanlah kegiatan biasa.
Kendala mungkin saja dialami, itulah mengapa dikedepankan persamaan visi dan harapan yang harus senantiasa dijaga bagi tiap anggota panitia. Semoga gambaran cara bikin proposal musik ini dapat memberi acuan demi suksesnya kegiatan.